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Aymeric, étudiant en 4è année, accompagné de toute son équipe, a la lourde tâche d’organiser le Gala de fin d’année. Évènement festif marquant la diplomation des étudiants, il reste à jamais dans les mémoires! Aymeric nous a livré les missions confiées à l’équipe Gala durant une année complète.

Organiser un gala, c’est gérer un projet de A à Z, créer une synergie avec des prestataires extérieurs pour optimiser le résultat le jour-j. Quotidiennement, Aymeric pilote son équipe et suit le projet grâce à un rétro planning établi à n-1.

Dans l’ordre, la première mission fut de trouver le lieu de la réception : cette année, c’est dans un château aux portes de Lyon que les diplômés se retrouveront. Aidé par la trésorière Adeline, l’équipe procède ensuite à la budgétisation de l’évènement, puis à l’élaboration du business plan.

Une fois les responsabilités de chacun déterminées, il devient alors indispensable de trouver des partenaires pour la soirée.

Les aspects logistiques sont anticipés et travaillés conjointement avec une agence spécialisée en évènementiel : Life plus, basée à Monaco. L’équipe Gala gère cette relation de très près afin d’assurer les postes clés de l’évènement comme la gestion du bar ou la sécurité.

Véritable Gala Planner, Aymeric avoue « que l’organisation d’un tel évènement représente un gros stress, car tout doit être prêt pour le jour-j ». Mais finalement, il retient qu’être président d’une association, c’est un plus pour le CV, face aux recruteurs.

Rdv le samedi 27 juin pour le Gala à Lyon.

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